Dans le domaine des communication, il y a peu de choses mois excitantes que devoir préparer un rapport annuel d’activité où l’on se demandera, comme chaque année, de quoi parler et quel budget y consacrer.
Pour une société anonyme (ou une SàRL), l’exercice est pourtant obligatoire. L’article 961 du Code des Obligations stipule que l’Assemblée générale des actionnaires approuve le rapport annuel et les comptes. Ce rapport présente la situation économique de l’entreprise, et doit notamment souligner ce que l’on ne pourrait pas voir clairement dans les comptes.
Pour une association, la loi ne mentionne pas explicitement de rapport annuel. Toutefois, le Code civil (art. 61ss.) stipule l’obligation d’avoir une Assemblée générale (AG), laquelle contrôle l’activité de la direction. L’AG n’étant pas en réunion permanente et n’ayant pas quotidiennement l’œil sur la direction, le plus simple moyen d’exercer ce contrôle d’activité est de le faire en consultant un rapport. Une assemblée générale ordinaire ayant lieu au moins une fois par an, un rapport annuel est de facto obligatoire. De manière plus pragmatique, un rapport annuel est pour une association en quête de fonds comme une élégante carte de visite: facile à distribuer, elle donne l’impression d’un certain professionalisme et d’une vraie transparence.
Pour une fondation, encore une fois le caractère obligatoire du rapport annuel n’est pas énoncé, mais c’est une pratique souhaitable qui devrait être stipulée dans les statuts ou au moins le règlement d’organisation de la fondation. S’il s’agit d’une institution de prévoyance organisée en fondation (e.g. une caisse de retraite), il y a quand même obligation à rendre compte de ses activités, et donc encore une fois un rapport annuel serait une forme naturelle de le faire. A noter que la plupart des fondations sont soumises à une autorité de surveillance fédérale ou cantonale, et celles-ci peuvent avoir des exigences en la matière qui font que dans le doute, il vaut mieux avoir un rapport à fournir quand on vous le demande.
En résumé: un rapport annuel est soit obligatoire, soit tellement souhaitable qu’il y a plus de raison d’en avoir un à disposition que le contraire.
Il n’empêche, c’est beaucoup de travail pour un lectorat somme toute limité.
La première bonne nouvelle, c’est que comme tout le monde en publie, on n’a pas besoin de réinventer la roue pour faire un rapport annuel solide. La deuxième bonne nouvelle, c’est que si on sait à l’avance ce qu’on doit mettre dedans, on peut économiser du temps de préparation et donc de l’argent.
Nous sommes donc allés voir près de 200 rapports différents édités ces deux dernières années, et que nous les avons lus pour que vous n’ayiez pas à le faire. De tout cela il ressort qu’un rapport annuel standard contient:
- Une couverture (une photo dans 95% des cas);
- Un éditorial (100%);
- Une table des matières (100% aussi);
- Un nombre variable d’articles (1-2 pages dans 80% des cas) pour parler des grands projets de l’année écoulée, 1/3 incluent des chiffres marquants ou graphiques explicatifs, et un peu moins de la moitié (45%) une ou plusieurs photos illustratives;
- “Seulement” 80% présentent les comptes de l’entité (car comme indiqué pour une association ou Fondation ceux-ci ne sont pas obligatoirement publiés)
- Un organigramme presque 9 fois sur 10 lorsqu’il s’agit d’associations.
La médiane est autour de 40 pages.
Armé de ce savoir nouvellement acquis, vous n’avez plus qu’à aller voir votre graphiste préféré et vous mettre au travail (budget moyen: CHF 8 à 10’000.-). Ou, si votre budget est vraiment serré inexistant, vous pouvez vous tourner vers des solutions en ligne comme piktochart ou canva qui, pour peu que vous ayiez un peu de temps à consacrer à leur maîtrise (et une trentaine de dollars), vous permettront de créer quelque chose qui fera suffisamment illusion pour être utilisable sans gène aucune.
Ou alors vous vous tournez vers Racosch et son rapport Standard/Modulable.
Standard, parce que non seulement nous avons déjà pré-designé chacune des sections ci-dessous, de manière à ce qu’il n’y ait qu’à y glisser votre texte.
Modulable, parce qu’il s’adapte à votre nombre de pages et aux contenus que vous voulez mettre en avant (texte, chiffres, graphiques ou images): comme un lego, il n’y a qu’à construire votre histoire avec les briques que nous mettons à votre disposition.
Le modèle que nous fournirons ressemble à cela:
Ajoutez-y votre texte et vos images, laissez-nous les intégrer, et vous aurez cela:
(pour le modèle complet cliquez ici)
Un rapport préparé par de vrais graphistes, mais quasiment prêt à l’emploi: vous nous envoyez votre texte, vos images (ou nous laissez le rédiger et l’illustrer), et après quelques heures vous avez un produit fini et prêt à l’emploi. Et le prix, bien sûr, s’en ressent. Au lieu des CHF 10’000.- que vous coûterait le travail avec un graphiste dédié, vous pouvez obtenir le même résultat pour moins de la moitié soit CHF 4’000.- pour un rapport complet. Si votre rapport fait 32 pages (ou moins), ou si vous êtes une ONG ou association, nous ajoutons 50% de réduction en plus, soit CHF 1’990.- pour un rapport professionnel et complet. Au total, vous pourriez économiser près de CHF 8’000.- sur votre budget communication.
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